Portada del libro "Paperless", de David Sparks

Hoy tenemos el gran placer de compartir charla con David Arribas (aka @davidarribas), el conductor de tres podcasts de relevancia de la podcasfera hispana:

Vis Ludica, dedicado a los juegos de mesa, Brevis Ludica, un podcast breve sobre juegos de mesa, y 9 Decibelios, un podcast sobre técnicas de podcasting.

Pero David no ha venido a hablar ni de juegos de mesa, ni de micrófonos, sino de gestión de tareas.

Después de definir lo que es el GTD, un sistema de gestión de tareas creado por David Allen, David nos cuenta paso a paso el sistema que utiliza él para gestionar sus tareas.

En esta primera parte de la charla, nos centramos en la captura y la clasificación de datos.

Las múltiples aplicaciones a las que hacemos referencia en este episodio son las siguientes:

 

Muy pronto, la segunda parte de nuestra charla.

La música que nos acompaña durante este episodio es La complainte de Charles et Juliette del álbum Séquelles qu'on aime del grupo En attendant Mado gracias a Jamendo.com. En la fecha de publicación de este audio (la indicada junto al título de esta entrada), ésta y todas las músicas que suenan en iCharlas Podcast están bajo una licencia Creative Commons que nos permite hacer un uso no comercial de ellas.

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    37 respuestas a iCharlas Podcast 89 – Gestión de tareas (1/2): Captura y clasificación de datos

    • Hola chicos,

      Me ha gustado mucho el podcast de hoy, estoy esperando con ansia la segunda parte del podcast,no os perdono que me hayais dejado con la sensación de un “coito interruptus”.

      Agradeceros el tiempo que le dedicais el podcast y al blog.

      Seguid asi.

      Un Saludo, Manuel

    • Hola de nuevo,

      Se me olvidaba preguntar si el libro Paperless está traducido al castellano.

      Gracias.

      • Hola,
        Por desgracia, el libro solo está en inglés y no creo que haya planes en un futuro de traducirlo al Español.

        Con la cantidad de blogs y de posts que leo en inglés no me ha parecido una lectura complicada. Es más, los vídeos, a pesar de también estar solo en inglés son muy reveladores.
        De verda creo que merece la pena.
        Se que el libro ha subido de precio hace poco y no se si habrá ofertas en lo inmediato, pero es un libro que merece la pena.

        En una semana, tendréis la segunda parte.

    • Me ha gustado y al mismo tiempo me he quedado con algunas dudas: organización de archivos, muchas utilidades que parece se superponen aunque ha quedado claro que cada una es para un matiz distinto, .. En fin. Por favor, no nos demoreis demasiado la segunda entrega .
      Saludos y gracias por vuestro trabajo.

    • Buen episodio! Queremos mas! :)
      Ahora me he quedado tocado porque haeis hablado a medias de gestion de tareas y de gestion de archivos xd
      Para mi las tares con un wunderlist me funciona.
      El problema biene congestiornar mi archivo (articulos, manuales, etc)

      Espereo el proximo!

      PS: y Evernote?

    • Bueno, aparte de que sois unos herejes del GTD, el podcast ha estado muy bien pero muy inconcluso como ya os dicen, sobre todo por la mezcla de recopilación de documentos con recopilación de tareas. No me cabe la menor duda de que en la segunda parte se aclarará todo.

      Lo que no habéis explicado suficientemente a los oyentes son dos conceptos:

      – Por qué la gestión documental no la hacéis con Evernote, plataforma universal que indexa, etiqueta, busca dentro del contenido y todo ello sin el esfuerzo brutal que supone montarte un chiringuito con carpetas y Hazel.

      – Por qué demonios querría yo tener almacenada en local (o en mi nube) una factura de la luz que 1) Tiene Iberdrola en sus servidores a los que accedo a través de mi cuenta de cliente 2) Ni la miro cuando la recibo 3) No la miraré nunca jamás en el futuro (comprobado).

      La respuesta a la primera pregunta creo conocerla, aunque no la comparto; la respuesta a la segunda pregunta se me escapa por completo.

      No quiero despedirme sin trollear un poco más: no existe “una especie de GTD” ni “un GTD adaptado” ni “aplico en parte GTD”. Para que el GTD funcione hay que ser inflexible y seguir a pie juntillas las enseñanzas de David Allen; si no lo haces, el GTD no funciona, y si lo que sea que haces te funciona, enhorabuena, pero no es GTD. El GTD es puro o no es.

      • Vayamos por partes:

        1) Yo uso Evernote. Como cuento en el podcast, no recuerdo si en este episodio o en el siguiente, uso muy pocas herramientas digitales para mi gestión de tareas. Evernote es una de ellas. No hablamos de ella sencillamente porque estos dos capítulos están enfocados a que David y Manolo nos cuenten SU manera de gestionar SUS tareas. Y resulta que ellos no usan Evernote. No tiene más historia. Si acaso fallo mío por no preguntarles.

        2) Me parece una temeridad absoluta tener domiciliados unos pagos en mi cuenta bancaria y no disponer ni siquiera de la factura que respalde esos pagos. Iberdrola, por poner un ejemplo, es mi proveedor de electricidad. No es mi hermano ni mi amigo. El día de mañana puedo tener cualquier problema y si no tengo documentos, no puedo demostrar nada. ¿Y qué pasa si me cortan el acceso a su web donde supuestamente están mis facturas porque les pongo un juicio, por ejemplo? Te pongo un ejemplo concreto de un caso que ha afectado recientemente a gente muy cercana a mi: a) Una gran empresa española echa a unos trabajadores por un motivo X. Esos trabajadores tenían todas sus nóminas de años en la intranet de la empresa en forma de PDF y como tu pensaban “¿Para que me voy a bajar las nóminas si puedo acceder a ellas cuando quiera?”. Al echar a los trabajadores, la empresa les corta el acceso a la Intranet y para “joderles” (con perdón) un poco más la existencia y la de sus hijos, decide no facilitarles copia en papel de esas nóminas diciéndoles que se las hubieran bajado antes y que si las quieren, que les demanden. Estos trabajadores no pueden cobrar el paro mientras tanto porque no tienen nóminas. Las facturas son inútiles mientras no las necesites…. Pero cuando las necesitas, si no las tienes, ya sea en papel o en PDF, te das cuenta de tu error… Tu eres de los que hacen copia de seguridad de sus datos, creo. Esas facturas deberían formar parte de tus datos, a mi juicio. Son tan importantes como otros datos, aunque no lo veas ahora. Quizá en el futuro te des cuenta y sea demasiado tarde.

        3) Hablamos muy poco de GTD en este episodio (y en el siguiente), por no decir nada. Desde mi primera pregunta David ya deja claro lo que es el GTD y que no vamos a hablar de GTD, sino de “Gestión de tareas” como bien reza el título del capítulo, de su manera de gestionar las tareas.

        Ojalá todos los trolls fueran como tu 😉

        • Tu respuesta al punto 2 (muy lógica) me lleva a otro asunto, y es que el sistema de gestión de documentos de David y Manolo no es que sea multiplataforma y disponible para movilidad, es que está preparado para un apocalipsis zombie donde la humanidad ha retrocedido y ya sólo dispone de lectores de PDF y de TXT. Esa desconfianza absoluta en gestores documentales como Yojimbo, Evernote y similares es un poco apocalíptica, algo así como “mis datos siempre puros y siempre en su formato original a mi disposición”. Patrick Rhone de Minimal Mac tiene una filosofía parecida pero no tengo claro si tanto esfuerzo merece la pena.

          • Ahí te doy un poco la razón. En algún sistema hay que apoyarse, desde luego. Y Evernote puede ser (es) uno perfectamente válido, al menos para mi. Y también estoy de acuerdo en que el esfuerzo es grande. Ya si merece la pena o no, es lo que hay que valorar…

            • Metiéndome un poco en el tema de Evernote, porque es el que yo uso, y que al escucharos me habéis planteado si sacarlo todo de evernote y meterlo en carpetas con pdf y txt.
              Teneis conocimiento si es fácil o imposible sacar la información de Evernote? O acceder a ella sin sus apps?

              • Si no recuerdo mal, Evernote guarda la info en Librería/Application Support/Evernote. Pero está todo en una estructura de carpetas poco amigable…. Sacarse, se puede sacar, pero no es rápido que se diga…

              • Evernote se puede exportar cualquier información, bien una carpeta o completamente todas las notas, no es necesario acceder al sistema de almacenamiento directamente.

          • Siempre cuando puedo, uso la solución más sencilla. Para gran parte de mis documentos, este sistema consiste de carpetas con ficheros.

            Cuando necesito algo más, uso DEVONthink. No uso Evernote, porque convierte todos los documentos a HTML o PDF, y a veces necesito el fichero original. Los grandes beneficios de DEVONthink son la inteligencia artificial que ayuda mucho a clasificar información nuevo (algo que hay que hacer manualmente en Evernote) y el buscador potente (mejor que Spotlight). Además, no es necesario meter toda la información en la BD de DEVONthink; también puedes indexar carpetas externas.

            • Hola Jeroen:

              Coincido totalmente es que lo mejor es utilizar la solución mas sencilla que se encuentre a tu alcance.
              Yo he utilizado DEVONthink y creo que es un programa muy útil para centrarse en un tema en concreto: Una tesis, un tema, proyectos, para mi es demasiado potente para lo que requiero y por eso uso Yojimbo, mientras que se me queda corto con respecto a la organización por carpetas.

    • Saludos,

      Enhorabuena por los podcasts son geniales y sobre todo aprovechables al 100%.

      En este podcast, David menciona una aplicación que no consigo encontrar, dice algo así como bladeroom o algo así. ¿Podriaís publicar un enlace o el nombre correcto de la aplicación?

      Gracias de antemano.

    • Yo no sería tan optimista de que en la segunda parte se aclare todo esto.

      GTD: A mi el GTD no me funciona, no me apetece ser esclavo de un sistema y no voy hacer cosas que no quiero hacer, para eso ya está el trabajo que no es más que esclavitud encubierta.
      El GTD no funciona con proyectos creativos, es una queja común, y yo la comparto.

      Evernote: Yo no uso Evernote, más lo sufro yo, pero es así. Y obviamente no pienso usarlo porque no quiero meter datos en sistemas cerrados. Todo sistema cerrado basado en una base de datos acaba por colapsar y hacerse lento. El esfuerzo es relativo, todos los sistemas requieren su jerarquía y una inversión en tiempo para poder colocar tus datos.
      Yo quiero tener todo indexado porque ya me toco perder el tiempo en estar buscando facturas, la última vez buscando una referencia solo tarde lo que tardó spotlight. Y en escanear una factura tardo 15 segundos, de archivarla ya se encarga Hazel.

      Este sistema utiliza herramientas que podemos encontrar en todos los sistemas operativos. Sabes usar tu sistema por lo tanto sabes usar este sistema totalmente compatible hacia atrás como hacia adelante en el tiempo.
      Multitud de veces he escuchado que no puedo abrir tal o cual .docx por tener una versión distinta.

      Por cierto para el Apocalipsis habría que escanear en TIFF el PDF es para temerarios

      • Hola David, comparto muchos de tus puntos de vista, y me hubiera gustado que hubieras abundado más en la filosofía de todo esto. Sin embargo como todo sistema tiene sus pequeñas contradicciones, porque aunque no te fías de Evernote (o le ves sus pegas técnicas) sí te fías de iCloud y de Dropbox, que pueden resultar iguales (o peores) de cara a futuros problemas.

        A mí el GTD sí me funciona y esforzarme en cumplir sus reglas es para mí parte del proyecto; yo sí necesito sentir el peso encima de un sistema rígido.

        Como vuestra de buena voluntad 😉 voy a sacar de Evernote un conjunto de notas que uso con mucha frecuencia (las relativas a mi coro) y a archivarlas en iCloud para iAWriter, a ver si me resulta tan versátil de usar como Evernote. Ya os contaré.

        • La intención era crear la duda y que la gente sepa que tenemos unos sistemas operativos que te ofrecen mucha potencia a la hora de organizar un flujo de trabajo digital sin la ayuda de terceros, yo he probado Yojimbo, Yelp, Together, Devonthink y Eaglefiler entre otros, los sistemas basados en etiquetas son muy ineficientes e improductivos desde mi punto de vista y otros más basados en una jerarquía de carpetas me hacen preguntarme porque usar un sistema de terceros cuando el propio sistema operativo funciona de esa manera.

          En cuanto a los txt, no se sí iCloud es lo mejor, incluido iawriter que quizás este más centrado en escribir y exportar en HTML que es para lo que yo uso Byword. usar sólo un programa con acceso a iCloud te limita donde y cómo puedes ver tus notas, yo uso dropbox para las notas por eso, a veces escribo una nota desde el trabajo en un pentium 4 con IE, o tengo que enviar un outliner a algún compañero.

          En la segunda parte se habla más de este tema, pero esto es como todo, si tu te organizas bien con Evernote pues sigue con Evernote. Yo soy muy de texto plano de siempre y antes de txt y markdown he usado siempre rtf para que mis notas fueran siempre compatibles

      • Es verdad que GTD no funciona con proyectos creativos. Lo que puedes conseguir con GTD es eliminar todas tus pequeñas tareas de tu cabeza para tener más tiempo creativo. Es decir, usar GTD para todo excepto tus proyectos creativos y luego simplemente usar el tiempo liberado para trabajar en estos.

    • Vaya!! Yo iba completamente encaminado a utilizar un software del estilo iDocument o Paperless y he frenado en seco.

      Con un montón de documentos ya escaneados voy a esperar a ver como termina vuestra charla para decidir que hago con ellos, si finalmente me decanto por un soft de este tipo o voy a una estructura de carpetas prescindiendo de cualquier app.

      • Efectivamente, ese es el problema.
        Hay que hacer una inversión en tiempo, idear un buen sistema supone un trabajo y mucho esfuerzo.
        Emplearse en aprender a usar una app para que después de un tiempo indeterminado te deje colgado… mejor hacer algo que pueda resultar mas atemporal y compatible a largo tiempo.

        Quizá el uso de esas apps puedan tener sentido para proyectos, trabajos concretos y limitados en el tiempo, no para almacenar nuestros archivos a largo plazo.

        • Pero hay algo que no entiendo, ¿Cómo puede ser un trabajo brutal este sistema? Si utiliza herramientas del sistema operativo y eso implicaría que trabajar con OS X es una tarea brutal. Para mi es paradójico

          • Entiendo que el gran trabajo supone empezar y sobretodo el esfuerzo que hay que realizar para afinar bien el sistema de carpetas que vas a utilizar.

            Doy por sentado que cada uno debe construirse su sistema y no vale uno estándar para todo el mundo y ahí es donde debes hacer un esfurzo signifiactivo

      • Yo usé iDocument para gestión de PDF, en su primera versión, y era una castaña pilonga, no se si habrá mejorado. Paperless tiene mejor pinta, tengo una licencia de la primera versión de un bundle y parece que está mas pensado en la gestión de gastos que otra cosa: facturas, tickets y cosas así. Por otro lado Devonthink es super potente y puede servir para proyectos y tesis y cosas así, pero yo quiero que en mi sistema quepa absulutamente todo y una simple jerarquía de carpetas me lo proporciona

    • Podrias poner alguna captura de pantalla de cómo teneis organizadas las carpetas y subcarpetas?
      Yo las tengo organizadas por temas. En concreto, por mi trabajo, en patologías y subcarpetas con áreas de interes específico dentro de cada patología. Lamentablemente pierdo tiempo clasificando, buscando y, pasado el tiempo, borrando duplicados. El otro problema es que en casa con el iMac encuentro bastante rápido lo que busco pero en el trabajo con Windows no ocurre lo mismo. ¿Alguna recomendación?

      • Antes en Windows existía el Google Desktop, que hacía lo que Spotlight en Mac. Pero Google Desktop ya no existe, creo. Y si no me equivoco, aunque no lo he probado, lo sustituye Google Quick Search Box.

        Lo tienes aquí: http://www.google.com/intl/es/quicksearchbox/

        A ver si te sirve para hacer búsquedas de archivos en Windows….

      • Otra cosa que puedes mirar es como nombras los archivos para que sea mas fácil encontrarlos en windows y crear una estructura que sea indexable por ese sistema. yo las notas de proyectos las nombro de la siguiente manera:

        _Proyecto_principal – Proyecto (categoría) – Fecha (si procede) – descripción

        Por ejemplo yo me cree unas notas para este podcast que estaban en un archivo txt de tal manera:

        _david – notas – 2012-10 – paperless con icharlas.txt

        cuando hago notas para 9 decibelios para grabar un programa sería:

        _9db – escaleta – 2012-09 – grabadoras.txt

        En estos sistemas se suele colocar un símbolo delante de la palabra que representa el proyecto para poder buscarlo mejor, se suelen usar #, @, _, y la letra x entre otros. Yo personalmente uso la @para etiquetas y el _ para los proyectos. Etiquetas uso muy, pero que muy pocas y son muy generales, no confío en encontrar nada con ellas.

        Por otro lado hay veces que empiezo con la fecha, la categoría y la descripción del artículo, esos archivos son los de proyectos varios o directamente los que van a almacenarse por si acaso. Con las fotos por ejemplo siempre uso la fecha seguida del nombre de archivo porque al ser un tipo de archivo específico se que todos esos archivos son fotografías.

        Espero que esto te pueda ayudar. En Resumidas cuentas de lo que se trata es de crear un sistema de nombres que sea buscable e indexable

    • Gracias a los dos por vuestras sugerencias. Con paciencia y buena letra veré el sistema menos costoso y más práctico para manejar mis archivos domésticos, personales y laborales. No obstante, me llama la atención lo complicado que puede resultar organizarse cuando trabajas con mucha información y encima se encuantra en disitintos tipos de formato. No deja de ser curioso que en su principio nuestra maquinas eran fundamentalmente “ordenadores”.
      Os animo a seguir con el tema. Saludos.

    • Hola,

      El GTD de David Allen ha engendrado otros sistemas de gestión de tareas. @bertop ha simplificado el sistema y lo ha hecho más práctico.

      Os dejo un enlace al powerpoint que hizo @bertop. Se entiende muy bién!

      https://www.evernote.com/shard/s3/sh/df7c97ef-e1ca-4c3f-b060-ce7e647b6e0a/d4b436a2829634477987e57dc930e1b3

      Como @emilcar he quedado a medias…. Espero la segunda parte.

      Para terminar os doy la enhorabuena por todos”!este esfuerzo para enriquecer nuestros oidos con vuestra sabiduría 2.0.

    • El crear métodos de trabajo lo más abiertos posibles en el sentido de que se puedan usar desde cualquier sistema operativo es lo más interesante.

      Tener tanto documentos como fotografías y vídeos organizados de tal manera que puedan ser consultados desde cualquier plataforma en formatos lo más estándar posible veo que es más importante de lo que pensamos. Esto me hace replantearme el depender tanto de sistemas exclusivos del mundo OSX (iCloud, iPhoto,….), como es mi caso.

      Hay personas que ya han empezado a plantearse también todo esto en casos como el de iPhoto.

      http://www.macstories.net/tutorials/moving-from-iphoto-to-dropbox/

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