Imagen de la página web de Mark Forster y su sistema Autofocus

Por fin llega la segunda parte de nuestra interesantísima charla con David Arribas (aka @davidarribas).

En este episodio hablamos ya no de sistemas de captura y clasificación de datos, sino de gestión de tareas pura y dura.

David no usa GTD para gestionar sus tareas sino una filosofía basada en el sistema Autofocus de Mark Forster.

Manolo, en cambio, usa un sistema cercano al GTD, aunque modificado y personalizado.

Las aplicaciones de las que hablamos en este episodio son las siguientes:

OmniFocus

TaskPaper

Due App

Repeat Timer (App inactiva desde hace mucho tiempo, aunque se puede usar la versión Free, perfectamente funcional)

Things

Folding Text

Mou

Byword

Elements

Notesy

Clear

Checkmark

La música que nos acompaña durante este episodio es La complainte de Charles et Juliette del álbum Séquelles qu'on aime del grupo En attendant Mado gracias a Jamendo.com. En la fecha de publicación de este audio (la indicada junto al título de esta entrada), ésta y todas las músicas que suenan en iCharlas Podcast están bajo una licencia Creative Commons que nos permite hacer un uso no comercial de ellas.

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    17 respuestas a iCharlas Podcast 90 – Gestión de tareas (2/2): Killing tasks

    • Yo tenia olvidado Things desde hace mucho tiempo ( cuando sacaron la aplicación para Ipad sin ser universal , mala sincronización….) , pero me he llevado una grata sorpresa con las últimas actualizaciones gratuitas –la tengo en Mac y Iphone–
      CloudThings:Perfecta sincronización entre todos los equipos instantánea , hay que abrir una cuenta gratuita, ya ha dejado la fase beta , funciona perfecta.
      Alarmas de tareas.
      Perfecta sincronización con la app Recordatorios de Apple,importa los recordatorios si queremos.
      Utilizo mucho la combinación de teclas para tarea nueva enriquecida ,coge el enlace del correo de mail en donde estamos o de una web.
      En fin que me animado a utilizarla de nuevo y ahora quizas ya no me parece tan cara comparandola con otras opciones y todo lo que ofrece ahora.
      Saludos,,
      Luis

    • Interisante final :) (aún escuchando…). Lo que creo más importante es una cosa que ha comentado Manolo: se acostumbra a confundir tareas con notas.
      Esto es lo que más noto que yo veo diferente, en mi sistema tengo muy separado lo que son notas, tareas y documentos. Y en todos los sistemas veo que se mezcla mucho.
      Al final todos acabamos con un custom gtd xD

      Por cierto habeís visto que últimamente se lleva mucho el tema de que la listas todo son inproductivas?

      • Yo en mi flujo diferencio bastante lo que son tareas, citas, notas y añadiría listas, pues muchos de mis proyectos no son más que listas desarrolladas. Puedes utilizar una sola app, un sistema que para mi es más engorroso o utilizar varias más especializadas como es mi caso:

        Due: citas y tareas que requieren una acción en un momento determinado
        TaskPaper: tareas y listas complejas
        WriteRoom: Notas que sincronizan con nvALT o WriteRoom en osx mediante Dropbox
        Byword: artículos o informes sincronizado mediante iCloud y que permite exportar en HTML.

    • Al final, nos falta un software tipo OmniFocus o Things q tambien funcione en Windows o el menos en entorno web, para los pobres degraciados q tenemos q sufrir con windows en la oficina.

      Yo solo he probado “Wunderlist” pero esta muy por detras de la otras dos arriba mencionadas.

      Quien conoce algo mejor?

      • El sistema y aplicaciones con el que se organiza David Arribas tiene un clon en Windows (TodoPaper) compatible con el propio TaskPaper a través de Dropbox, por ejemplo. En honor a la verdad, es mucho más feo y no tiene la versatilidad de arrastrar las tareas, etc… hay que andar cortando y pegando. Hay que decir también que ronda el mismo precio que TaskPaper, carillo.

        Pongo otros dos ejemplos de programas de Windows sacados del libro “Paperless”:

        – Text Expander –> Breevy en Windows, compatible con los Snippets de Text Expander
        – Hazel –> Belvedere (gratuito).

    • Veo que al final tendremos que volver a tocar estos temas, y dentro de un tiempo… lo haremos!!

    • Como comentais y recuerda alexito4 un gran problema es confundir tareas con notas y yo añadiría las citas.
      No se como explicarlo pero con un ejemplo…..a ver si puedo
      Tienes una reunión tal día (cita), la cual tienes que preparar (tarea) pero para realizar esta tarea necesitarás datos, informes….(notas).
      Así es como lo veo yo.

      Muy instructivos los dos podcast sobre tareas :)

    • Lo que dice @damarfu es cierto, y quizás el tema de tareas, citas y demás no está muy claro.
      Por otro lado, ¿es que nadie usa el “Notas” de OSX?. Particularmente uso este para apuntar cosas rápidas y sencillas, listas de compra, títulos de películas o libros, en definitiva, las cosas que se apuntan a vuelapluma por la calle.
      Para gestión “documental” uso evernote, aunque tampoco es que me vuelva loco anotando, nada de facturas ni cosas por el estilo.
      En cuanto al sistema descrito en el podcast, no se, demasiado enrevesado y demasiados programas implicados, a mi juicio, sobretodo cuando se hace casi imprescindible un escáner bastante caro. Quizás para mis necesidades sea demasiado complejo.

      • Yo no uso notas por dos razones, el fondo que sólo sirve para distraerme y la tipografía que no me gusta la básica y tampoco hay muchas opciones más, a parte de que no puedes hacer listas indentadas o listas con subnotas. La app notas la veo más como un portapapeles universal entre distintos dispositivos Apple.

        En cuanto a la gestión documental pues depende, hay quien la necesita y quien no, en mi caso la necesito y por partida doble, en cuanto a la organización lo más básico viene en el sistema operativo, yo he incluido apps que sirven para agilizar los pasos y automatizar los procesos.

        Como todo, depende de las exigencias de cada uno y de si puedes o quieres utilizar algo de este flujo de trabajo en el tuyo propio. Es lo bueno, que cada uno decide.

    • He instalado TaskPaper en mi Iphone y en el Ipad. Quisiera saber como se configura en español. Gracias

    • Buena charla, se aprende un monton

    • Hola:

      Se me encendieron varias bombillas (Ideas) en la escucha y llegada las vacaciones de Navidad las estoy implementando. Con vuestro permiso las quisiera exponer por si alguien le resulta útil o incluso puede mejorar. Gestiono entre 50 y 60 cuentas de clientes en mi trabajo, con ellos hago habitualmente 9 gestiones “Standard” así que en el 2013 le he abierto a cada uno de ellos una carpeta con 9 subcarpetas con el nombre de cada gestión. He creado unas nomenclaturas alfanuméricas basadas en el código de cada cuenta, sus iniciales y la de la gestión (Nunca pueden coincidir) después vendrá la fecha en orden invertido. Esas nomenclaturas se las he hecho aprender a Hazel y guardara en su carpeta correspondiente cada Pdf o Excel que se genere (Mas Pdf)

      La segunda parte, como el % de tiempo de mi trabajo en movilidad es alto y en esa faceta Evernote (Se que no es del gusto de todo el mundo) me es de muchísima utilidad y lo uso a cada momento, he implementado las mismas cantidad de reglas de Hazel en opciones de carpeta con Automator (Las carpetas mencionadas antes con los nombres de las gestiones) y cada vez que se guarde algo en ellas lo enviara en automático por mail a Evernote (A la cuenta que te facilita Evernote) así la tengo accesibles de dos maneras aunque este en movilidad.

      Todo esto lo hará automáticamente el iMac (Se enciende el solito a las 6 AM y se apaga a 12 PM) en casa (Mi oficina) y las carpetas esta en Google Drive con lo que puedo subir desde el iPad (GoodReader) o desde el MBP y se iniciara el proceso.

      La carpeta primaria sobre la que trabaja Hazel es como si fuera “Una Gestora de documentos” perdonarme pero es difícil de explicarlo del todo bien.
      Como gestor de tareas uso Omnifocus (Cada cuenta de cliente es un proyecto anual) y satisfecho con la app del iPad e iPhone, no tanto con la de Mac

      Como siempre Manolo y Phillip encantado de oír vuestros pareceres y súper agradecidos. Y la incorporación de David aun enriquece mas el podcast sin hacerle perder eso tan maravilloso llamado naturalidad.

    • Lo de pasarlo a Evernote “En Automatico” lo he mejorado mediante un script que me he “encontrado”

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